Nasib. Teman-teman ingin berwisata ke daerah lain, tapi budget yang kami punya terbatas. Kalau berlebih sih sebenarnya saya lebih suka duduk manis-menikmati perjalanan-komplain sana sini pada agen perjalanan yang mengurusi perjalanan kami. Namun karena dana terbatas, harus banyak yang diakali supaya uang cukup, acara wisata sukses, dan teman-teman senang.

Bukan hanya sekali saya menyusun rencana perjalanan sekaligus memandu rombongan, dengan destinasi yang berbeda. Bisa dibilang ini side job tahunan, selain memang hobi :). Dari pengalaman yang saya dapatkan, terdapat empat hal yang menjadi perhatian saat merencanakan perjalanan untuk rombongan, yaitu : transportasi, akomodasi, kuliner dan acara.

1.     Transportasi

Untuk perjalanan yang jauh, pesawat memang alternatif terbaik karena nyaman dan cepat. Bayangkan biasanya acara disusun dengan padat, sehingga transportasi menuju daerah tujuan harus dibuat senyaman dan secepat mungkin agar tenaga tidak habis di jalan. Namun ya kembali lagi ke budget terbatas, Anda bisa menggunakan kereta api eksekutif, bisnis, dan ekonomi. Jika rombongan lebih dari 30 orang, dapat menghubungi stasiun terdekat  untuk mendapatkan potongan harga. Harap diingat untuk transportasi publik seperti ini, maka perlu dipikirkan kendaraan lain untuk keliling-keliling begitu sesampainya di tujuan. Jadi Anda harus menyewa bis atau mobil. Penting untuk menjadikan seluruh rombongan dalam satu kendaraan, karena kalau transportasi terpisah, sulit untuk menyeragamkan waktu yang akan merugikan peserta yang lain.

Alternatif lain adalah menyewa bis atau mobil yang membawa Anda dari kota asal ke kota tujuan. Harga sewa sudah termasuk bensin, sopir dan kenek. Periksalah kondisi kendaraan sebelum memutuskan untuk sewa. Jika bepergian lebih dari 8 jam, saya sarankan untuk menyewa bis yang ada toiletnya, sangat membantu di tengah kemacetan atau ketiadaan fasilitas kamar kecil.

2.     Akomodasi

Karena acara yang padat, istirahat menjadi amat penting. Sehingga pilihan saya adalah hotel dengan fasilitas standar. Asal ada kapur empuk dan baru, kamar bersih tidak lembab, dan shower air panas, hal itu sudah cukup. Satu lagi, ada tawaran breakfast sederhana, karena biasanya pagi-pagi benar kami sudah harus berangkat demi memenuhi acara yang padat. Fasilitas wifi atau kolam renang tidak kami perlukan, karena di hotel memang hanya untuk numpang tidur, tidaklah sempat menikmati fasilitas lainnya. Ciri lainnya, satu kamar hanya cukup untuk dua orang karena ukuran kamar yang sempit, tidak muat jika harus ada extra bed. Pilihan lain Anda bisa menyewa villa, jadi satu tempat bisa memuat banyak orang, tentu saja ada yang harus ‘berkorban’ dengan tidur di sofa atau karpet. Jangan lupa jika Anda membawa bis, yakinkan bahwa lokasi hotel dapat dijangkau oleh kendaraan besar. Satu pengalaman teman karena begitu sempitnya jalan menuju hotel tujuannya menginap, peserta terpaksa berjalan kaki agak jauh dengan menenteng tas kopernya.

Cobalah menghubungi agen travel di kota Anda, dan menghubungi langsung hotelnya. Bandingkan harga keduanya, seharusnya Anda dapat harga lebih murah dari publish rate karena Anda memesan dalam jumlah yang banyak. Publish rate dapat Anda lihat di web pemesanan hotel seperti Agoda.com, Lateroom.com, atau Booking.com. Harga hotel pada web tersebut biasanya sudah didiskon, usahakan Anda dapat lebih rendah atau sama dengan harga penawaran tersebut. Anda tidak dapat memesan kamar melalui web pemesanan hotel karena jumlah kamar yang mereka tawarkan sangat terbatas. Namun web ini dapat Anda jadikan referensi saat membanding-bandingkan fasilitas yang Anda dapat dengan harga yang bersaing. Jangan lupa untuk berhubungan langsung dengan pihak hotel, jika tidak untuk memesan, paling tidak untuk mengecek apakah kamar pesanan kita telah sesuai dengan yang dijanjikan agen travel.

3.     Kuliner

Mumpung sedang ke daerah lain, para peserta selalu berkeinginan untuk mencicipi masakan setempat. Jadwalkan acara kuliner daerah ini di satu atau beberapa kali jam makan, jangan di keseluruhan jam makan. Karena lidah dan perut berbeda, ada kalanya makanan yang terlalu beda mengancam kesehatan peserta.

Pilih makanan dan restoran yang sudah dikenal enak, atau sempatkan mengunjunginya. Jika tidak bisa, yang saya lakukan adalah mencari lewat internet, bertanya pada teman yang pernah kesana, dan menelepon langsung untuk tahu kondisi di sana. Biasanya yang saya tanyakan pertama adalah kapasitas dan kemudahan mencapainya.

Kadang suatu tempat makan harus didatangi karena lokasinya yang menguntungkan. Misal dekat dengan tempat wisata, atau berdekatan dengan destinasi lain. Atau bisa juga karena suasananya yang lain dari biasa. Biasanya restoran dengan ciri seperti ini menawarkan makanan dengan harga yang mahal. Bagaimana menyiasatinya?

Pertama saya akan meminta daftar menu mereka, lengkap dengan daftar minuman dan harganya. Pihak restoran akan mengirimkan lewat email atau fax. Kemudian saya akan memilah makanan dan minuman yang on budget, sebelum ditawarkan ke rombongan. Setelah terpilih baru daftar makanan hasil seleksi tersebut saya kirimkan kembali ke pihak restoran, sekalian reservasi tempat. Jadi saya tenang karena pengeluaran makanan sudah dikendalikan, pihak restoran bisa segera mempersiapkan pesanan begitu kami datang, peserta juga puas karena makanan yang dipilih sesuai selera mereka. Makan murah tapi nggaya, ini judulnya 🙂

Pernah kami berencana mengunjungi suatu daerah yang saya buta dengan kondisi yang ada disana, termasuk restorannya. Terpaksalah saya mempergunakan agen travel untuk mengaturnya. Beritahukan mengenai budget yang diinginkan, agen travel akan memberikan rincian menunya. Harap diingat bahwa pihak agen travelsudah mendapatkan keuntungan dari menaikkan harga jual makanan di restoran tersebut, atau komisi dari pemilik restoran. Meskipun saya sudah berhati-hati dengan meminta rincian menu dengan paket yang ditawarkan pihak agen travel, tetap saja merasa kecolongan karena makanan yang disajikan kurang memuaskan.

Jangan lupa untuk memadukannya dengan makanan yang enak tapi murah. Jika ingin lebih murah, pesanlah nasi kotak dari restoran yang makanannya enak, dan disantap di bis atau di tempat wisata jika diperbolehkan membawa makanan dari luar. Siapkan minuman air mineral cukup banyak, hal ini akan menghemat pengeluaran juga.

4.     Acara

Penyusunan acara bisa dirancang dari keinginan peserta, contoh itinerary (rencana perjalanan) yang ditawarkan oleh agen travel, atau dikreasikan sendiri sesuai waktu dan budget. Jika bisa, kombinasikan antara wisata alam, wisata belanja, wisata kuliner, dan wisata religi agar semua keinginan peserta bisa terpenuhi. Perhatikan harga tiket masuk, fasilitas apa yang bisa didapatkan, dan penawaran diskon. Hubungi pihak tempat wisata untuk mengetahui program terbaru apa yang mereka tawarkan, sekaligus memberitahukan rencana kedatangan. Padukan juga antara tiket masuk yang mahal, murah, dan gratis. Perhatikan lokasi tempat-tempat ini, untuk menyesuaikan dengan waktu yang tersedia. Jangan memaksa memasukkan banyak destinasi dalam satu hari, sebagai pemimpin rombongan bisa stress sendiri karena sering menyuruh peserta untuk segera menyudahi kegiatannya, padahal kan masih ingin menikmati.

Rute menjadi tidak masalah jika Anda membawa sopir yang berpengalaman. Namun jika tidak, Anda dapat menyewa tour guide untuk menunjukkan jalan, sekaligus memberikan penjelasan tentang tempat-tempat yang Anda kunjungi. Tour guide ini dapat disewa terlepas dari sewa kendaraannya. Kalau mau lebih murah lagi, bawa GPS atau peta elektronik lainnya dan siaplah di samping pak sopir untuk mengendali kuda, eh, kendaraan 🙂

Sebelum berangkat, ada baiknya Anda mengumpulkan semua informasi yang Anda dapat dan tambahkan dalam itinerary, sebarkan pada peserta lengkap dengan tanggal dan jam kunjungan. Selain membangkitkan semangat peserta tour juga meminimkan pertanyaan berulang seperti ‘ini tempat apa ya?’, ‘bisa ngapain aja disini?’ dan ‘murah ngga?’. Sertakan juga barang pribadi yang harus dibawa oleh peserta, kemudian pengeluaran apa yang ditanggung oleh budget terbatas tersebut. Jangan lupa siapkan spanduk dan peserta yang ditugaskan untuk mendokumentasikan kegiatan, agar menjadi kenang-kenangan tak terlupa.

Semoga bermanfaat, dan selamat bersenang-senang!

***